• Diego Marqueta

Dibuja tu presentación (3 pasos para ahorrarte un 40% de tiempo preparando el Powerpoint)

Actualizado: 26 de ago de 2019

Apaga el ordenador. Coge papel y bolígrafo.

Mejor aún: una pluma, que hace tu mano literalmente se deslice sobre el papel.

O incluso mejor: un lápiz, para que sientas la mina desgastarse sobre el papel plasmando tu idea.

Con este abrumador despliegue tecnológico nos centraremos en las ideas esenciales y eliminar lo superfluo. Y si decides usar un soporte visual (e.g. Powerpoint™), te ahorrarás un 40% en preparación de diapositivas e ideas innecesarias.


1. Mapa Mental.

Escribimos el "Para Qué" de nuestra presentación: la decisión que deseamos por parte de nuestros oyentes.

En torno a ello establecemos 3 círculos que serán el soporte o estructura: pasado-presente-futuro. O bien, problema-solución-impacto. Tú decides qué secuencia es la que mejor engloba lo que vas a contar. El truco de las mejores presentaciones es que el círculo que habla de futuro o impacto se expresa enfocado a quienes están escuchando. No se trata de hablar todo el rato de ti y de lo maravilloso que es tu proyecto. Se trata de que el 60% del tiempo los oyentes se sientan reflejados y vean por qué su vida va a ser mejor gracias a ello.

Míralo así: tienes 1 hora para hacer una intervención pero como ya eres un maestro de las presentaciones, solamente usarás 45. Dedicas un 25% (≈10 minutos) para explicar el contexto y aquel 60% (≈30minutos) para hablar de l impacto del proyecto en ellos. Te quedan ≈5 minutos enteros para hablar de ti, de ti y de ti. Y en ese tiempo puedes decir suficientes aspectos de tu solución, tu equipo y de cómo has ejecutado el proyecto. Tranquilo, nadie va a echar en falta que le dediques más minutos.

Si sabes bien de qué estás hablando, encontrarás las gotas esenciales que caben perfectamente en esos 5 minutos.

Un ejemplo: observa cuánto dedica Apple a hablar de las especificaciones de sus productos en sus célebres “Keynote”. Y cuánto dedica a hacer imaginarse al consumidor en la experiencia de uso.

Después de estos 3 círculos principales, descompón en conceptos e ideas. Al final, cada subdivisión a la que hayas llegado debe representar una idea especifica: un número de partida, una condición, un resultado, etc.

La prueba de que lo has hecho bien: leer seguido todo este desglose y sentir que has contado de manera unívoca tu mensaje. Incluso quizá llegas a la conclusión de que no necesitas un Powerpoint para la presentación..


Mapa Mental de mi charla "La Simplificación en las Presentaciones"

2. El “storyboard”.

-“No, no, mejor con Powerpoint”.

De acuerdo, pero que sea porque la historia lo pida y necesitemos acompañar con imágenes para que el mensaje sea memorable. A estas alturas ya sabes que una presentación debe contar una historia. Es nuestro lenguaje natural y todo el mundo disfruta con una charla didáctica.

Tomamos esos mensajes subdivididos con que hemos terminado nuestro mapa mental para montar nuestro taller de la historia o “storyboard”. Cada mensaje va a ser una viñeta (=diapositiva). Este proceso es tan importante que Pixar dedica un 75% del tiempo de la pre-producción de sus películas a elaborar los storyboard. Si has estado en alguno de mis cursos o conferencias, habremos visto juntos algunos casos.

Arrancamos Powerpoint y creamos diapositivas rellenas de color:

  • rojo para aquella en que mostraremos el problema (=desviación respecto de un estándar) a resolver, la preocupación en que quieres centrar la atención, etc.;

  • verde para indicar soluciones o mejoras;

  • gris para información que nos conduzca durante la historia.

  • negro: llamadas a la acción “Call-to-Action”. Estas diapositivas serán las fundamentales de nuestra presentación.

Al terminar, comprueba que la secuencia de diapositivas refleja la dinámica de la historia..

Mapa de impactos de una presentación sobre Lean Management


3. El acabado.

No es lo más importante pero, si vamos a usar un recurso visual (Powerpoint™, Keynote™) para redondear nuestra presentación, hagámoslo bien.

Que la calidad visual esté acorde con la de nuestro mensaje.

Completa el «esqueleto» de diapositivas del storyboard con mensajes concisos, gráficas visuales y fotos adecuadas (otro día hablamos de cómo evitar las masacres visuales que veo a menudo).

Ante la duda, acuérdate de los principios de diseño de Dieter Rams, jefe de diseño de Braun durante 30 años. Su visión progresaba sobre la reflexión “Menos es Más” del arquitecto Ludwig Mies van der Rohe para sentenciar Weniger, aber besser («Menos, pero con mejor ejecución»). Así que busca la simplicidad en tus diapositivas (no confundir con ser cutre). Que parezca que no podía haber manera mejor de acompañar visualmente tu presentación. Al fin y al cabo, ¿se te ocurre un diseño mejor para la función de la Minipimer?


Storyboard final de la presentación

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